多少人败在了不懂和领导汇报工作上,3个沟通技能,让你受用一生

来自:学习经营管理2020-07-08 23:11

上周,表妹来我家做客,朝我大倒苦水。原来她为了一个项目,已经连续加班一个多月了,每天起早贪黑地干活。

结果领导要求大家汇报工作时,表妹由于太紧张了,思路不够清晰,说话有点颠三倒四,惹得领导很不开心,还当着众人的面把她批评了一顿。

而另一位同事在项目工作中,表现平平,却在汇报工作时,有理有据地放大了自己工作中的优点,领导听完喜笑颜开,肯定了这位同事的表现。

表妹觉得特别委屈,明明自己工作特别卖力,脏活累活都干了,到头来却因为表达和沟通的问题被领导埋汰。表妹说,如果自己不能提高汇报工作的水平,估计只能永远在基层打杂,升职加薪全然无望。

相信不少职场人也有相同的困扰,不知道怎么和上级汇报工作,明明劳苦功高,却被自己的一张笨嘴给搅和没了;平时和客户打交道时,也因为缺乏沟通技巧,搞砸了不少事,甚至还被对方牵着鼻子走;一到正式场合,就特别紧张,脑袋里都是浆糊,就连话都说不利索。

其实,汇报工作也是讲究技巧的。在《即兴演讲》这本书中,作者汉弗莱就给大家介绍了一个万能的汇报模板。

主要分为四个部分,分别是抓手、要点、结构体和呼吁行动。

01 抓手

抓手的意思就是说你一张嘴,就要立刻把对方的注意力吸引过来,让他觉得你接下来要说的话很重要,和他关系很大。

打个比方,你想和领导提一个建议,你就可以说“领导,我刚才知道了一件事情,估计你会对这件事很感兴趣。”相信领导听完这句话,肯定会很认真地听你接下来要说的话。再举个例子,会议中,轮到你在大家面前发言。可是大家都无精打采,明显不在状态。那么,你就可以在会上说,我接下来说的事情,和在场的每一个人都有关系。估计大家听完这句话,都会打起精神,认真地听你的发言。

不过,你也要注意,不要用让人反感的话做抓手。比如,“我这个人就是说话比较直接,讲得难听你不要介意。”这样别人就会下意识地排斥你要说的话。

02 要点

要点就是把你想说的话,总结成一句话,一个明确的观点。这个观点要有足够的吸引力,并且表明你的立场。

美国有家航空公司对外招标,对所有公司提出的最后一个问题就是,给我选择你的理由,回答不能超过10个单词。几乎所有公司都认为自己提供的价值很高,需要长篇大论才能说清楚,区区几个单词根本讲不出公司的优势。而最终竞标成功的那家公司则说道“我们是唯一令人心安的供货商。”就这么简明扼要的一句话,为这家公司带来了难得的合作机会。

可见,说明要点是一件很重要的事情,关键时刻能派上大用处。

03 一个合理的结构体

这说的是你要用具体的事实去证实,补充说明前面提到的要点。这有点像我们中学时学的议论文,就是提出论点,再用事例去证明论点,这样你的论点可信度才更高。

一般来说,合理的结构体主要分为四种,分别是原因模式、方法模式、时间模式和情况应对模式。

我们举四个例子分别说明一下。所谓的原因模式就是“他之所以能成为这个季度的销售冠军,主要有两个原因。”而方法模式是指“要想拿下这个提案,我们有三个方法可以尝试。”时间模式,就是你要按照时间发展的顺序来描述,比如“要想开一场讲座,我们首先要联系分享嘉宾,接着确定时间和场地,最后邀请目标学员参与。”

至于情况应对模式,就是处理一些突发事件的可能。

04 呼吁行动

就是说在沟通的最后,让对方做点什么,或者双方一起做点什么。

比如,你想了解领导怎么看待这个问题,你就可以说“我把想法说完了,您可以提供一点新的思路吗?”这样领导就会和你聊聊他的思路。你也可以激发领导拍板作决定,比如你可以说,这个项目,我们小组已经准备充分,就等您答应,我们就能开工了。

这样前面沟通的所有内容,就能分化为可以落地执行的步骤,对整个汇报沟通,起到了升华作用。

05 汇报工作活学活用

书中提到,有个糊涂蛋和领导汇报工作的画风是这样的:领导,大家在钻井的时候把钻杆卡在井眼了。现在井身必须废掉,当然本来我就打算让它废掉。我们要重新钻那口井,毕竟之前都花了1100万美金,不继续弄的话,之前的钱都要打水漂了。目前,定位也做好了。

如果你是这个糊涂蛋的领导,你听后,会有什么想法呢?估计你会很生气地追问一句“你到底要说什么?说重点。”

因为这段话毫无逻辑和重点可言,汇报的人想到哪里就说哪里,完全没有考虑领导的感受。领导听后也不知道,自己要做什么裁决。

如果用上刚才说的汇报工作四步法,情况就会截然相反,咱们试试看。

那个糊涂蛋可以这样说,“领导,您现在方便说话吗?我有件重要的事情想和您商量一下。我们损失了一口井,现在已经想好补救措施了。之前操作不当,钻杆卡在了井眼。这回,我们想到了新办法,用套管做好定位,就能解决问题。所有工作都做好了,眼下就等您点头答应了。”

你看,明明是同一件事,换一种说法,却能让领导产生截然不同的感受。领导也能迅速理清思路,给下属一个明确的答复,不耽误工作进展。

咱们再来回顾一下这段工作汇报,它完整地包含了四个关键要素。

第一个抓手,就是这句话“领导,您现在方便说话吗?我有件重要的事情想和您商量一下。”第二个要点,是这句话“我们损失了一口井,现在已经想好补救措施了。”第三个结构体,是这句话“之前操作不当,钻杆卡在了井眼。这回,我们想到了新办法,用套管做好定位,就能解决问题。”第四个呼吁,是这句话“所有工作都做好了,眼下就等您点头答应了。”

一旦掌握了这个汇报工作的利器,你的职场生涯就会有如神助攻,越来越被领导器重呢。毕竟,谁都喜欢和一个逻辑清晰,善于沟通的人共事。

除了掌握汇报工作的技巧,如果你能两种神奇的说服别人的方式,你就能让自己想说的话进入他人的潜意识,让对方下意识认可你的想法。

神奇的因为模式

哈佛大学的心理学兰登曾经做过一项轰动全球的心理学实验。

他让所有参与实验的学生全都站在复印机后面,排队等待复印。第一回,研究人员跑到队伍最前面,对正准备复印的学生说道,希望排在他的前面,但没给出任何理由,而居然超过一半的学生默许了这件事。

第二次,又有一个研究人员做了同样的事情,不过他说道因为自己有急事。结果94%的学生都答应他插队了。“有急事”只是一个非常简单的理由,居然让绝大多数学生答应了。

到了第三次,那就更荒唐了。研究人员又干了一样的事情,不过这回他只是和排在最前面的学生说,“打扰了,我能排在你前面吗?因为我需要复印。”结果93%的同学都答应了。

要知道所有人排在这里都是为了复印文件,这又算哪门子理由呢?“因为”这个词起到了关键的影响作用。这是为什么呢?

因为几乎每个人小时候都爱问父母这是为什么?那是为什么?父母给我们解释时,就喜欢在答案前面加上“因为”这两个字。这就让人们的潜意识非常认可“因为”这两个字,也包括了它后面跟着的内容。

因此在职场上,如果你要向别人介绍一个项目,一款产品时,都可以加上“因为”两个字,保证效果好到超乎你的想象。

举个例子,你要向客户介绍自己的公司,有两种方法:第一种,过去二十多年,我们公司一直和国际大牌合作,是行业内屈指可数的模范公司。第二种,因为我们公司几十年来一直和国际大牌合作,所以在业内声誉很高。

怎么样,虽然表达的内容是一样的,但第二种表述方式是不是更有说服力,让人们更乐意接受呢?和老板提加薪、商务谈判等场合,你都可以尝试使用这个小技巧。

神奇的“但是—而且”模式

“但是”和“而且”自带影响别人的属性。“但是”表示转折,意味着否定前面说的内容。“而且”表示补充,再次强调了前面说的内容。

如果拿数学里的符号做内比,那么“但是”就代表着“减号”,“而且”则代表着“加号。”

当你要在职场上宣布一些坏消息时,就可以用但是这个词,它可以起到神转折的作用。

比如,你要求下属做一个方案,下属辛辛苦苦整理了一周,提交了一个方案给你。结果,你看完后说“想法不错,但是可实施性很低。”下属听完感觉好吗?是不是觉得自己这一周的努力都白忙了。

但如果你和下属说“我不确定这个方案执行起来效果如何,但是我个人很欣赏这个方案,你可以尝试一下。”下属听完,是不是觉得备受肯定呢?

“但是”这个词就是很奇妙,它能消除前面提到的所有负面消息。

至于“而且”这个词也很有趣,它有种好上加好的感觉。比如,刚才提到的反馈,你还可以这么说“我不确定这个方案执行起来效果如何,但是我个人很欣赏这个方案,你可以尝试一下。而且咱们团队马上又要来一个企划高手了,他的到来会让咱们团队的阵容更加强大。”

这样的反馈,下属听到的都是积极正面的内容,相信他的工作状态也会更好。给你总结一下,如果要聊到一些负面的话题,你的语言结构可以是这样的“坏消息+但是+好消息+而且”。这样对方听到的消息最后部分是比较正向的,也就更容易接纳你说的话。

相信这些说话技巧,能在很多工作场合帮到你。你在职场中遇到过哪些沟通难题吗?欢迎留言,关注职场撒欢君,你将了解更多职场内幕,事业发展越来越顺利哦

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