如何开一个高效的会议?高效会议的3大阶段总结,领导们都来看看

来自:管理与经营2020-03-23 17:02

每个公司都会每天每周每月有着各种会议,公司越大,会议越多,职位越高,会议越多有很多人抱怨会议多到没时间工作,但我们不能只是抱怨,如何提高开会的品质和效率才是关键。

本文试图从会前、会中、会后三个阶段来列一些相对比较基础的、比较容易落地执行的规则。

会前

会前

1、明确会议目标:

每次会议一定会有一个目标,只有明确目标,这是会议高效的前提。任何没有明确目标的会议,都是在浪费员工时间,也是在增加企业成本。

2、确定会议议程

根据会议目标,首先要明确整个会议的议程,把握准确的时间节点,在规定的时间内结束会议。

3、确定参会人员:

尽量准确地确定参会人员。如果是讨论,提前沟通好,要求有发言尽量准确的确定参会人员。如果是宣布决定,确保参会人员是需要被通知到的。如果邀请了不需要到场的人员参会,对双方都是一个浪费。

4、提前通知参会人员,并准备好会议需要的东西:

定好会议时间、地点,要尽早发出邀请,这样有利于参会人员提前安排好其他工作或会议。同时,在发出邀请的时候,需要告知参会人员是否需要有提前准备的内容,包括一些物料,一旦有一人或一样东西没有准备好,都会影响会议的高效开展。

会中

会中

1、严格按照议程进行:

严格控制每项内容需要的时间,围绕着目标展开,讨论过程中走偏时,要注意及时拉回来,如果有新的需要讨论的内容,可以记下来下次再讨论或者灵活应变。

2、集中精力参会:

非必须要用的情况下,所有参会人员盖上电脑和手机,专心参与会议内容。

3、会议要得出结论,明确下步计划:

每次会议都需要在会上确定下一步行动计划,如果没有该次会议相关的下一步计划,也需要明确。

4、做好会议记录:

清晰记录会议的内容很关键,最好是在开会期间有人直接记录。不仅可以share给没能参会但需要了解的人,也可以作为后续参考用。

会后

会后

1、发出总结

组织者需要针对会议结果进行总结,并且发送给所有需要知晓的相关人员。

2、执行相应的事项

所有参会人员都要按照会上讨论的结果,执行好自己的工作。

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